La gestion des factures est un enjeu crucial pour toute entreprise cherchant à améliorer son efficacité opérationnelle. En adoptant des pratiques de dématérialisation, il est possible de gagner en temps, en précision et en économies. Voici cinq astuces incontournables pour optimiser ce processus et faire de la dématérialisation un véritable atout pour votre gestion financière.
La gestion des factures peut souvent s’avérer être une tâche complexe et chronophage. Toutefois, avec l’essor de la dématérialisation, il est désormais possible de simplifier et d’automatiser ce processus. Cet article vous propose cinq astuces pour optimiser la gestion de vos factures grâce à une dématérialisation efficace, vous permettant ainsi de gagner du temps, de réduire les erreurs et d’améliorer votre organisation financière.
Simplifiez la captation des factures
La première étape pour optimiser la gestion de vos factures par la dématérialisation consiste à simplifier la captation des documents. Utilisez des outils de capture omnicanal qui permettent de scanner et d’importer directement les factures papier, de recevoir les factures électroniques par email ou de les télécharger depuis des portails fournisseurs. Une solution de dématérialisation intégrée à votre système de gestion documentaire (GED) facilitera cette captation multiple et garantira une collecte rapide et précise.
Automatisez la saisie des données
La saisie manuelle des données de facturation est non seulement fastidieuse mais également source d’erreurs. Pour y remédier, optez pour une solution de dématérialisation qui intègre des fonctionnalités d’extraction automatique des données (LAD). Ces outils sont capables de reconnaître automatiquement les informations clés d’une facture (montant, date, fournisseur, etc.) et de les importer directement dans votre système de gestion. L’automatisation de la saisie des données permet ainsi de gagner du temps et d’assurer l’exactitude des informations.
Améliorez le processus de validation
Le flux de validation des factures peut également être optimisé grâce aux workflows automatisés. Configurez des circuits de validation électroniques qui achemineront automatiquement les factures aux personnes concernées (comptabilité, managers, etc.) selon des règles préalablement définies. Les notifications et rappels automatiques élimineront les risques de retard et garantiront une approbation rapide et fluide des documents.
Réduisez les délais de paiement
Une gestion efficace des factures passe aussi par la réduction des délais de paiement. La dématérialisation permet d’accélérer toutes les étapes du processus de facturation, depuis la réception jusqu’au paiement. En automatisant la relance des paiements et en mettant en place des outils de suivi des échéances, vous pourrez non seulement améliorer votre trésorerie mais aussi renforcer vos relations avec vos fournisseurs grâce à des paiements dans les délais convenus.
Assurez la conservation et l’archivage des factures
La législation impose de conserver les factures pendant une durée minimale de six ans. La dématérialisation facilite grandement cette obligation grâce à l’archivage électronique sécurisé des documents. Utilisez une solution de GED qui offre des fonctionnalités de sauvegarde régulières et de protection des données pour assurer la pérennité et la sécurité de vos factures numériques. Vous pourrez ainsi accéder rapidement à vos documents en cas de besoin tout en garantissant leur conformité légale.
1. Utiliser un Système de Gestion Électronique
Adoptez un outil de GED pour une gestion centralisée de vos factures.
2. Automatiser les Relances de Paiement
Configurez un système d’automatisation pour relancer les clients en retard de paiement.
3. Assurer la Compatibilité avec les Solutions Existantes
Vérifiez que votre solution est compatible avec vos outils comptables actuels.
4. Sauvegarder Régulièrement
Mettez en place une politique de sauvegarde régulière de vos données pour éviter toute perte.
5. Former les Collaborateurs
Assurez-vous que vos équipes sont bien formées à l’utilisation de la dématérialisation des factures.